Ook voor andere kmo’s van belang
Niet alleen bouw- en schoonmaakbedrijven krijgen met deze verplichting te maken. Ook kmo’s uit alle andere sectoren kunnen getroffen worden wanneer zij een onderneming uit de bouw- en schoonmaaksector inhuren voor werken in onroerende staat.
Enkele voorbeelden:
- een productiebedrijf dat een dakwerker inschakelt
- een handelaar die een installateur laat werken
- een advocatenkantoor dat zijn kantoor laat renoveren
- een onderneming die een schoonmaakbedrijf inschakelt
Particulieren die deze werkzaamheden voor privédoeleinden laten uitvoeren, vallen buiten de regeling.
Het RSVZ begon op 1 oktober 2026 al met een informatie- en waarschuwingsfase. Bedrijven krijgen hierdoor de kans om hun administratie en betaalprocedures tijdig aan te passen.
Controle vóór betaling
Wanneer u een factuur ontvangt voor deze werkzaamheden, dan moet u vóór iedere betaling controleren op een mogelijke inhoudingsplicht. Dit kan via de onlinedienst ‘Check Inhoudingsplicht’ (www.checkinhoudingsplicht.be) door het ondernemingsnummer van de aannemer in te voeren, waarna de relevante status onmiddellijk zichtbaar is.
Er zijn drie mogelijke uitkomsten:
- Groen: er is geen inhouding nodig
- Grijs: de onderneming valt niet onder de regeling
- Rood: een inhoudingsplicht is van toepassing
Wanneer de aannemer een rode status heeft voor sociale schulden bij de RSVZ, dient u 15% van het factuurbedrag exclusief btw in te houden en rechtstreeks aan het RSVZ over te maken. Het restant betaalt u aan de aannemer.
Ter herinnering: in geval van fiscale schulden dient u eveneens 15% in te houden, en in geval van sociale schulden bij de RSZ dient u 35% in te houden.
De totale inhouding (fiscale schulden, RSZ-schulden en RSVZ-schulden) kan echter nooit hoger zijn dan 50% van het factuurbedrag exclusief btw.
Oorzaken rode status
Een rode status kan verschillende oorzaken hebben, zoals achterstallige sociale bijdragen, administratieve boetes, of de jaarlijkse vennootschapsbijdrage.
Als de onderneming een afbetalingsplan heeft dat correct wordt nageleefd, hoeft een openstaande schuld niet noodzakelijk tot inhoudingsplicht te leiden.
Voor u als opdrachtgever is het cruciaal dat u zelf niet hoeft te beoordelen of de schuld gerechtvaardigd is. U controleert gewoon de status via de officiële toepassing en voert de voorgeschreven inhouding uit indien nodig.
Controle integreren in betaalproces
De controle is geen eenmaligheid wanneer u voor het eerst samenwerkt met een aannemer. De status moet worden gecontroleerd op het moment van iedere betaling van de factuur. De gegevens worden immers regelmatig bijgewerkt.
Het is raadzaam om de controle in uw standaard betaalprocedure op te nemen voor facturen van onder andere:
- aannemers
- installateurs
- onderhoudsbedrijven
- schoonmaakbedrijven
- andere bedrijven die onroerende werkzaamheden uitvoeren
Bepaal ook wie verantwoordelijk is voor de controle en waar het resultaat wordt gedocumenteerd binnen uw organisatie. Zo voorkomt u dat een factuur wordt betaald zonder de verplichte controle.
Risico bij nalaten inhouding
Het nalaten van de verplichte inhouding kan ernstige financiële gevolgen hebben. Wie de inhouding niet verricht, kan een administratieve boete van 15 procent van het factuurbedrag riskeren, met een maximum van 10.578,23 euro voor het jaar 2026.
Voor kmo’s is het dus verstandig om deze nieuwe controle niet als een extra administratieve verplichting te zien, maar als een integraal onderdeel van het bestaande proces voor goedkeuring en betaling van leveranciersfacturen.
