Vanaf januari 2026 verlopen elektronische facturaties tussen Belgische ondernemingen via het Peppol-netwerk. Dit verandert niets aan een cruciaal juridisch principe: wie het niet eens is met een ontvangen factuur, moet deze tijdig en duidelijk aanvechten. Anders kan de factuur als geaccepteerd worden beschouwd, wat mogelijk een betalingsverplichting tot gevolg heeft.
Een technische status is geen juridisch protest
Moderne boekhoudsoftware maakt het eenvoudig om facturen digitaal te verwerken. U kunt een factuur bijvoorbeeld markeren als afgekeurd, geblokkeerd of in behandeling. Echter, zo’n technische status in uw software is niet automatisch hetzelfde als een juridisch geldig protest.
Peppol is primair een beveiligd netwerk voor de rechtstreekse uitwisseling van facturen tussen systemen. Het netwerk zelf biedt geen systeem om juridisch bezwaar tegen een factuur te maken. Een interne status toont dus niet noodzakelijk aan dat uw leverancier op de hoogte is van uw concrete bezwaren.
Wilt u een factuur effectief aanvechten, dan moet u ervoor zorgen dat uw bezwaar ook daadwerkelijk bij de leverancier aankomt.
Protesteer schriftelijk en wees duidelijk
Betwist een factuur altijd schriftelijk. Dit kan per e-mail of, wanneer de situatie dat vereist, via een aangetekende brief. Een goed gemotiveerde e-mail kan volstaan, maar het is belangrijk dat u achteraf kunt aantonen dat de leverancier uw protest heeft ontvangen.
Vermeld altijd duidelijk over welke factuur het gaat. Noteer minstens het factuurnummer en de factuurdatum. Leg vervolgens concreet uit wat er volgens u niet klopt.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
- werken of diensten die niet werden uitgevoerd
- foutieve hoeveelheden
- een prijs die afwijkt van de gemaakte afspraken
- goederen of diensten die onvolledig of gebrekkig werden geleverd
- een dubbele of onterechte factuur
Een algemene melding als “Ik ben niet akkoord met deze factuur” is weinig overtuigend. Hoe concreter u uw bezwaar motiveert, hoe sterker uw bewijspositie. Voeg waar mogelijk relevante documenten toe, zoals een bestelbon, offerte, overeenkomst of leveringsbewijs.
Wacht niet te lang
In een B2B-context moet u een factuur binnen een redelijke termijn aanvechten. Wat precies redelijk is, hangt af van de concrete omstandigheden. Als praktische richtlijn worden vaak termijnen van 7 tot 14 dagen genoemd, terwijl in sommige gevallen een termijn tot maximaal één maand verdedigbaar kan zijn. Een veilige aanpak is dus: reageer zodra u een fout vaststelt en wacht niet onnodig af.
Controleer ook altijd uw algemene voorwaarden en eventuele onderliggende overeenkomst. Daarin kunnen specifieke termijnen of formaliteiten staan voor het betwisten van facturen. Deze afspraken kunnen voor uw onderneming van groot belang zijn.
Zorg voor bewijs van ontvangst
Niet alleen de inhoud van uw protest telt. Ook het bewijs is belangrijk. U moet idealiter kunnen aantonen dat uw bezwaar daadwerkelijk bij de leverancier is aangekomen.
Vraag daarom bij een e-mail om een ontvangst- of leesbevestiging. Een antwoord van de leverancier waarin hij uw protest erkent, is uiteraard eveneens nuttig. Kiest u voor een aangetekende brief, bewaar dan zorgvuldig het verzendbewijs en de track-and-tracegegevens.
Nog een tip: bewaar alle verdere communicatie. Reageert de leverancier op uw protest, dan is het belangrijk om de opvolging niet te laten liggen. De correspondentie kan uiteindelijk een belangrijke rol spelen als er een juridisch geschil ontstaat.
Maak duidelijke afspraken met uw accountant
Voor veel kmo’s is een goede interne factuurflow minstens even belangrijk als het juridische protest zelf. Hebt u een eigen boekhouddienst, bespreek dan intern hoe inkomende facturen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Vermijd dat facturen automatisch worden verwerkt zonder dat iemand inhoudelijk nagaat of ze correct zijn.
Een digitale goedkeuringsflow kan daarbij helpen. Zo behoudt u als bestuurder het overzicht en kunnen mogelijke fouten sneller worden opgespoord.
