Depuis janvier 2026, la facturation électronique entre entreprises belges s'effectue via le réseau Peppol. Cela ne change toutefois rien à un principe juridique important : toute personne qui conteste une facture reçue doit le faire en temps utile et de manière claire. Dans le cas contraire, la facture peut être considérée comme acceptée, ce qui peut entraîner une obligation de paiement.
Un statut technique ne constitue pas un recours juridique
Les logiciels de comptabilité modernes facilitent le traitement numérique des factures. Vous pouvez, par exemple, marquer une facture comme rejetée, bloquée ou en cours de traitement. Mais un tel statut technique dans votre logiciel n'équivaut pas automatiquement à une contestation juridiquement valable.
Peppol est avant tout un réseau sécurisé permettant l'échange direct de factures entre différents systèmes. Le réseau lui-même ne propose pas de système permettant de contester juridiquement une facture. Un statut interne ne signifie donc pas nécessairement que votre fournisseur a connaissance de vos objections concrètes.
Si vous souhaitez contester une facture de manière effective, vous devez vous assurer que votre réclamation parvienne bien au fournisseur.
Faites part de votre mécontentement par écrit et soyez clair
Pour contester une facture, il faut le faire par écrit. Cela peut se faire par e-mail ou, si la situation l'exige, par courrier recommandé. Un e-mail bien motivé peut suffire, mais il est important que vous puissiez prouver par la suite que le fournisseur a bien reçu votre réclamation.
Précisez toujours clairement de quelle facture il s'agit. Veuillez noter au moins le numéro et la date de la facture. Explique ensuite précisément ce qui, selon toi, ne va pas.
Il peut s'agir, par exemple, de :
- travaux ou services qui n'ont pas été exécutés
- quantités erronées
- un prix qui s'écarte des accords conclus
- des biens ou des services livrés de manière incomplète ou défectueuse
- une facture en double ou erronée
Une remarque générale du type « Je ne suis pas d'accord avec cette facture » n'est guère convaincante. Plus vous justifiez votre objection de manière concrète, plus vos arguments sont solides. Dans la mesure du possible, veuillez joindre les documents pertinents, tels qu'un bon de commande, un devis, un contrat ou un bon de livraison.
N'attendez pas trop longtemps
Dans un contexte B2B, vous devez contester une facture dans un délai raisonnable. Ce qui est raisonnable dépend des circonstances concrètes. À titre indicatif, on cite souvent des délais de 7 à 14 jours, même si, dans certains cas, un délai pouvant aller jusqu'à un mois peut se justifier. Une approche sûre consiste donc à réagir dès que vous constatez une erreur et à ne pas attendre inutilement.
Vérifiez également toujours vos conditions générales et tout contrat sous-jacent éventuel. Ce document peut mentionner des délais ou des formalités spécifiques pour contester des factures. Ces accords peuvent revêtir une grande importance pour votre entreprise.
Veillez à obtenir un accusé de réception
Ce n'est pas seulement le contenu de ta manifestation qui compte. Les preuves sont également importantes. Dans l'idéal, vous devriez pouvoir prouver que votre réclamation a bien été reçue par le fournisseur.
C'est pourquoi, lorsque vous envoyez un e-mail, demandez un accusé de réception ou une confirmation de lecture. Une réponse du fournisseur dans laquelle il prend acte de votre réclamation est bien sûr également utile. Si vous optez pour un courrier recommandé, conservez soigneusement le justificatif d'envoi et les informations de suivi.
Encore un conseil : conservez toutes les communications ultérieures. Si le fournisseur répond à votre réclamation, il est important de ne pas relâcher vos efforts dans le suivi de celle-ci. Cette correspondance peut finalement jouer un rôle important en cas de litige juridique.
Concluez des accords clairs avec votre expert-comptable
Pour de nombreuses PME, un bon flux interne de facturation est au moins aussi important que la contestation juridique elle-même. Discutez avec votre expert-comptable ou votre comptable de la manière dont les factures entrantes sont vérifiées et validées. Évitez que les factures soient traitées automatiquement sans que personne ne vérifie leur contenu pour s'assurer qu'elles sont correctes.
Un processus d'approbation numérique peut y contribuer. Cela vous permet, en tant que gérant, de garder une vue d'ensemble et de détecter plus rapidement les éventuelles erreurs.
